Desde ROI UP Agency, entendemos que, si no se es ágil en el desarrollo y ejecución de los proyectos, al final, todo se alarga, se encarece y casi nunca se llega a buen puerto. Por lo tanto, genera insatisfacción en los clientes, frustración en los equipos y la imposibilidad de hacer lo que más nos gusta, que es ser compañeros de viaje de nuestros clientes hasta sus objetivos.

De ahí, que siempre intentemos mantener y mejorar esa agilidad e implantarla en el ADN de nuestros equipos. Para ello, hemos escogido Scrum. ¿Pero qué es?

Scrum es un marco de trabajo orientado al desarrollo de proyectos que se ejecutan en equipo y a la obtención de resultados de forma rápida, con el mejor resultado. Para ello, se sirve de una serie de fundamentos y buenas prácticas con las que surte a los equipos que llevan a cabo los proyectos. Las entregas que se hacen del producto final son parciales y regulares, priorizándolas por el beneficio que aportan a las partes interesadas, siendo este un marco de trabajo especialmente recomendado para proyectos complejos.

Beneficios de Scrum

Aunque en el enlace facilitado en el pie del post podemos ver los beneficios de Scrum en más profundidad, a continuación, enumeraremos los más importantes:

  • Rápida obtención de resultados.
  • Se evitan entregas de producto que el cliente no quiere o no necesita, ya que, en cada ciclo, se presenta al cliente el incremento conseguido en dicho ciclo y se valida o se toman las decisiones oportunas para rectificar en el caso de que el resultado no sea el esperado pero siempre de una manera ágil, de ahí el siguiente beneficio.
  • Flexibilidad ante los cambios
  • Se evitan entregas demasiado largas donde los costes se disparan y normalmente la calidad brilla por su ausencia.

 Requisitos para implementarlo

Todo esto parece muy bonito y muy lógico, pero no siempre se puede conseguir. Para poder llevar a cabo esto, se deben cumplir una serie de requisitos que necesitarían otro par de posts, pero vamos a intentar resumirlo un poco.

  • Una cultura empresarial que se base en el trabajo en equipo, en la cual se delegue, creativa y en la que se proponga una mejora continua.
  • Compromiso por parte del cliente para llevar a cabo los objetivos y su disponibilidad para colaborar en el proyecto.
  • Que la dirección de la compañía se comprometa realizar los cambios organizativos necesarios para que el marco de trabajo del que hablamos se pueda llevar a cabo.
  • Compromiso por parte del equipo.
  • Agilidad a la hora de realizar cambios en el proyecto.
  • Relación de colaboración y transparencia entre proveedor y cliente.
  • Tamaños de equipos entre 5-9 personas, los cuales deberían estar trabajando en el mismo lugar, con dedicación completa y el cual tenga una estabilidad aceptable evitando rotación de miembros en la medida de lo posible.

 Proceso SCRUM ROi UP

El proceso

En Scrum los ciclos de ejecución de un proyecto son cortos y de duración fija (2 a 4 semanas siendo 4, el límite máximo). Cada iteración, siempre tiene que tener asociado un incremento de producto final que pueda desembocar en una entrega a cliente.

Todo parte de una lista de historias de usuario priorizadas por valor/coste que el equipo estima en base al estado de definición de estas. Una historia de usuario no podrá entrar nunca en esa lista si la “definición de listo” estipulada por todas las partes no se cumple.

A continuación, mostraremos un esquema de las actividades que se llevan a cabo en Scrum:

  • Planificación de la iteración:
    En el primer día del sprint o iteración, podemos distinguir dos partes:

    • Selección de requisitos: El cliente (product owner) presenta al equipo el siguiente grupo de historias de usuario presentes en el listado ordenados por prioridad. El equipo presenta las dudas que le surgen y estima si estas historias están suficientemente definidas como para entrar en la iteración, además de valorar si entran en la iteración por tamaño, ya que en este punto selecciona las historias de usuario a entregar durante esta iteración. Esta reunión no puede exceder las 4 horas.
    • Planificación de la iteración: El equipo desglosa cada una de las historias en tareas más pequeñas que puedan ser asignadas a cada miembro del equipo. Esto se hace manera conjunta y los miembros del equipo se autoasignan las tareas.
  • Ejecución de la iteración:

Durante la iteración, se realiza una pequeña reunión de equipo como máximo de 15 minutos con la pizarra de tareas visible. Cada miembro del equipo inspecciona el trabajo que el resto está realizando para poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir con el compromiso adquirido. En la reunión cada miembro del equipo responde a tres preguntas:

  • ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización?
  • ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?
  • ¿Cuáles son los impedimentos que tengo o voy a tener?

Durante la iteración el facilitador (Scrum Master) se encarga de que el equipo pueda cumplir con su compromiso y de que no se merme su productividad.

  1. Elimina los obstáculos que el equipo no puede resolver por sí mismo.
  2. Protege al equipo de interrupciones externas que puedan afectar su compromiso o su productividad.

Mientras todo esto ocurre, miembros del equipo se reúnen con product owner y las partes interesadas en reuniones tanto tácticas como estratégicas para refinar la lista de requisitos y si fuera necesario, ver si es necesaria una replanificación de prioridades.

m ROI UP Agency roles

  • Inspección y adaptación:
    El día que finaliza la iteración se realiza la reunión de revisión de ésta. Consta de dos partes:

    • Demostración: El equipo presenta al cliente y al resto de interesados los requisitos completados en la iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser entregado con el mínimo esfuerzo. En función de los resultados mostrados y de los cambios que haya habido en el contexto del proyecto, el cliente realiza las adaptaciones necesarias de manera objetiva, ya desde la primera iteración, replanificando el proyecto.
    • Retrospectiva: El equipo analiza cómo ha sido su manera de trabajar y cuáles son los problemas que podrían impedirle progresar adecuadamente, mejorando de manera continua su productividad. El Facilitador se encargará de ir eliminando los obstáculos identificados.

Y hasta aquí llega la breve explicación de lo que es Scrum. Aunque muy por encima, puede darnos una visión a grandes rasgos de en qué consiste este marco de trabajo.

Podéis encontrar aquí mucha más información en la fuente de la que se ha extraído el resumen.  Además, la guía scrum en scrumguides.com.